De bewijsvoering voor de credits is bij voorkeur niet speciaal opgesteld voor een BREEAM-NL certificering. In veel gevallen kan met beschikbare gebouwinformatie en een controle op locatie worden aangetoond dat aan de eisen uit de beoordelings- richtlijn wordt voldaan. Daarom wordt binnen deze beoordelingsrichtlijn geen specifieke beschrijving van het benodigde
bewijsmateriaal gegeven. Maar bij sommige credits blijven wel specifieke documenten nodig en zijn soms ook meerdere typen bewijsmateriaal nodig. In sommige gevallen kan het bewijsmateriaal voor meerdere credits bruikbaar zijn.
Algemene bewijslast op organisatieniveau moet aantoonbaar betrekking hebben op het project dat wordt beoordeeld.
Als ondersteuning voor klanten, Experts en Assessoren bij het verzamelen van informatie beschrijven we hieronder de verschillende vormen van bewijsmateriaal die je kunt gebruiken voor elk te beoordelen onderdeel. De typen bewijsmateriaal zijn in drie categorieën te verdelen:
- Generiek bewijsmateriaal
- Specifiek bewijsmateriaal
- Ander bewijsmateriaal
Voor sommige credits wordt een combinatie van deze typen bewijsmateriaal gevraagd.
Generiek bewijsmateriaal bestaat uit bewijsmateriaal dat normaal gesproken al voor een gebouw of een organisatie beschikbaar is. Voorbeelden van generiek bewijsmateriaal zijn opgenomen in Tabel 10 Generiek bewijsmateriaal wordt niet benoemd onder het kopje ‘Bewijsvoering’ bij de credits, maar kan aanvullend nodig zijn om aan te tonen dat aan de eisen wordt voldaan. Niet alle genoemde voorbeelden in Tabel 10 zijn van toepassing bij alle credits. Bovendien is het de verant- woordelijkheid van de BREEAM-NL Assessor om vast te stellen of het juiste bewijsmateriaal is aangeleverd.
Specifiek bewijsmateriaal behelst informatie die je in ieder geval moet aanleveren, om aan te tonen dat aan eisen binnen een credit wordt voldaan. Het specifieke bewijsmateriaal is gedefinieerd bij de betreffende credit onder het kopje `bewijsvoering’.
Ander bewijsmateriaal is aan te leveren informatie die afwijkt van wat is beschreven in Tabel 9 of onder ‘bewijsvoering’ bij de credits. Om te voorkomen dat dit type bewijsmateriaal niet in overeenstemming is, en daarmee de certificering vertraagt, moet het geloofwaardig, robuust en herleidbaar zijn naar minstens hetzelfde niveau als het specifieke of generieke bewijs.
Bij twijfel is het raadzaam al vooraf contact op te nemen met de DGBC, dat wil zeggen voor het aanleveren (of accepteren) van het bewijsmateriaal.
BEWIJSVOERING ONTWERPFASE
Tijdens de beoordeling voor het BREEAM-NL ontwerpcertificaat mag je in sommige gevallen brieven of e-mails gebruiken, waarin je de intentie verwoordt dat aan de BREEAM-NL criteria zal worden voldaan. In deze ‘intentieverklaring’ beschrijf je de uit te voeren acties en het aan te leveren bewijsmateriaal, om te borgen dat er aan de criteria wordt voldaan. Het is niet toegestaan dat het ontwerpteam de BREEAM-criteria in een officiële toezegging kopieert en plakt. In de toezegging moet met name staan hoe binnen de context van de beoordeling aan criteria voldaan gaat worden. Gekopieerde en geplakte
BREEAM-criteria zullen deze informatie niet verschaffen.
Hoewel intentieverklaringen een rol kunnen spelen bij het aantonen dat aan de eisen wordt voldaan, zijn ze geen vervanging van originele projectinformatie. De Assessor mag geen punten toekennen als er reden bestaat om de schriftelijke toezeggingen in twijfel te trekken, of als het waarschijnlijk is dat er officiële ontwerpinformatie of specificaties beschikbaar zijn om het beantwoorden aan de criteria te bevestigen.
BEWIJSVOERING OPLEVERFASE
Voor de bewijslast tijdens de opleverfase wordt bij de toekenning van de credits geëist dat er een ontwerpcertificaat is behaald. Is dit niet het geval, dan moet de Assessor het bewijs van zowel de ontwerpfase als van de opleverfase op grond van Tabel 9 beoordelen.
Het bewijsmateriaal dat is geleverd tijdens de opleverfase moet van toepassing zijn op het voltooide gebouw en aantonen welke werkzaamheden er daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Als er bijvoorbeeld submeters zijn gespecificeerd in de ontwerpfase, moet uit informatie van de opleverfase blijken dat deze daadwerkelijk zijn geïnstalleerd. Adequaat bewijs in zo’n situatie bestaat bijvoorbeeld uit een inspectierapport van de bouwlocatie, met ondersteunende foto’s of bouwtekeningen (as-built) waaruit de plaatsing blijkt van de submeters.
Intentieverklaringen zijn niet geschikt om aan te tonen dat aan criteria wordt voldaan tijdens de definitieve opleverfase van de beoordeling. De enige uitzondering hierop is wanneer op grond van de criteria in de opleverfase acties noodzakelijk zijn. Dus na overdracht en eventueel tijdens gebruik van het gebouw. Een voorbeeld is een schriftelijke toezegging door de gebouweigenaar of bewoner die aangeeft een evaluatie te zullen doen na ingebruikname. Net als bij schriftelijke toezeggingen tijdens de ontwerpfase, mag de BREEAM-NL Assessor geen punten toekennen als er reden bestaat om de toezeggingen in twijfel te trekken. Dit geldt ook als mag worden aangenomen dat er officiële documentatie beschikbaar is (bijvoorbeeld een schema van installaties en/of een professionele dienstverleningsovereenkomst).
TE HANTEREN PRINCIPES VOOR BEWIJSMATERIAAL
Bij het vaststellen van de geschiktheid en robuustheid van het bewijsmateriaal voor elke credit, moet de Assessor de principes uit Tabel 9 hanteren. Voldoet het bewijsmateriaal aan deze principes, dan is het toelaatbaar voor de beoordeling. De onderstaande principes staan niet in een hiërarchische volgorde, ze zijn allemaal even belangrijk bij het goedkeuren van het bewijsmateriaal.
Tabel 9 BREEAM Bewijslast principes
SAMENVATTING | PRINCIPE | DOEL | TE STELLEN VRAAG | |
1 | Bewijs aangeleverd voor alle criteria voor alle te behalen punten | Bewijsmateriaal moet aantonen dat ALLE relevante criteria en subcriteria voor het behaalde punt worden behaald. | Volledigheid | Worden alle criteria en subcriteria gedekt? Zijn alle relevante definities aan de orde gekomen? |
2 | Eenduidig assessment | Het assessment moet aantonen dat op eenduidige wijze wordt voldaan. Bewijs (en toelichtingen) moet helder maken aan de toetsende partij dat aan de vereisten wordt voldaan. | Vergelijkbaarheid van onaf- hankelijke beoordeling | Als een derde partij mijn rapport beoordeelt met het bijgevoegde bewijs- materiaal, is deze dan in staat om te bevestigen dat voldaan wordt aan de vereisten, en dezelfde punten toe te kennen als ik? |
3 | Robuust | Altijd zeker stellen dat het bewijsmateriaal, robuust en relevant is voor het assessment. Het bewijs- materiaal bevat alle relevante basisinformatie. (zie paragraaf 4.4 voor een nadere toelichting). | Het bewijs is aantoonbaar robuust en van een betrouwbare bron. | Is dit de meest robuuste vorm van bewijs dat beschikbaar is om aan te tonen dat wordt voldaan aan de vereisten? Bevat het bewijs alle rele- vante basisinformatie? Is het volledig controleerbaar? |
4 | Maak gebruik van bestaand en beschikbaar bewijsma- teriaal. | Maak gebruik van beschik- bare en bestaande infor- matie om aan te tonen dat wordt voldaan. In de meeste gevallen zal bewijsmateriaal niet ‘gecreëerd’ hoeven te worden. | Door gebruik te maken van bestaand en beschikbaar bewijs, minimaliseer ik tijd en kosten. | Is bewijsmateriaal dat aan de eerdere principes voldoet al aanwezig en bruikbaar? Als ik om meer bewijs moet vragen, zoekt het project dan naar punten waarvan ze onvoldoende kunnen aantonen dat ze voldoen? |
ROBUUSTHEID VAN BEWIJSMATERIAAL
Elk bewijs dat wordt gebruikt in een BREEAM-NL beoordeling moet robuust en betrouwbaar zijn, zowel wat betreft de bron als de herleidbaarheid. Hieronder staat een overzicht van de gegevens die een Assessor minimaal moet ontvangen voor
bepaalde typen bewijsmateriaal:
- Communicatieve uitingen: o.a. op nieuwsbrieven en posters en in gespreksverslagen, e-mailconversaties of een andere vorm van media moet duidelijk de naam van de locatie, de identiteit en rol van de auteur, de datum en de identiteit van de ontvanger staan.
- Formele brieven of correspondentie: moeten zijn geschreven op papier met een briefhoofd van de organisatie (het bedrijf) en zijn ondertekend (elektronisch mag ook). Idealiter zijn digitale brieven een beveiligd document.
- Notulen: bevatten datum, locatie en een overzicht van de aanwezigen (naam, organisatie en rol), samen met een verslag van de bijeenkomst en de overeengekomen acties.
- Bouwtekeningen, plattegronden, installatietechnische tekeningen zijn voorzien van de naam van het project en/of de bouwlocatie, titel van de tekening, datum, revisienummer en de schaal.
- Specificatie(s): duidelijk moet zijn dat deze gerelateerd zijn aan het te beoordelen project en voorzien van een datum en revisienummer. Waar onderdelen van een specificatie beschikbaar zijn gesteld (bijvoorbeeld een datasheet) moeten in ieder geval de inhoudsopgave en het voorblad zijn ingediend. Daarop moeten de naam van het project, het revisienummer en de datum staan. Specificaties moeten altijd gerelateerd zijn aan de daadwerkelijk ontworpen en/of gebouwde situatie.
- Inspectierapport: hierin moeten de gebouw- of projectlocatienaam, de datum en de auteur zijn opgenomen. Het inspectierapport bestaat verder uit een projectomschrijving, ondersteund met foto’s van wat op de bouwlocatie is waargenomen.
Voor verschillende typen bewijsmateriaal kan onderstaande tabel (Tabel YY) als richtlijn worden gebruikt. Het gebruikte bewijsmateriaal moet altijd minimaal de basisinformatie bevatten: projectnaam, auteur, datum en revisienummer (indien van toepassing).
Tabel 10: Bewijslasttypen
REF | DOCUMENT/BEWIJSTYPE | BESCHRIJVING/NOTITIE |
E1 | As-built informatie | As-built-informatie, -tekeningen, onderzoeken van (specialistische onder)aan- nemers. |
E2 | Gebouwinformatiemodel (BIM - Building information model) | BIM-bestanden voor het project met relevante informatie en/of bewijsmateriaal, mits goed leesbaar voor toetsende partijen (bijv. omgezet naar pdf). |
E4 | Inspectierapport van BREE- AM-NL Assessor | Een officieel rapport gebaseerd op het onderzoek van de bouwlocatie dat de BREEAM-NL Assessor zelf heeft uitgevoerd om te bevestigen dat aan de criteria wordt voldaan. Het inspectierapport onderscheidt zich van het bijbehorende officiële BREEAM-NL-assessmentrapport. Het dient als een opzichzelfstaand bewijs dat er aan de criteria wordt voldaan. Het rapport kan foto’s bevatten die genomen zijn door de Assessor als onderdeel van het onderzoek. |
E5 | Aannemingsovereenkomst (en) | De aannemingsovereenkomst (of passages en bepalingen eruit) tussen de opdrachtgever en de aannemer voor de bouw van een project, of onderaan- nemingsovereenkomsten voor het uitvoeren van delen. De aannemings- overeenkomst kan ook ontwerptaken bevatten. |
E6 | Erkende keurmerken en certi- ficaten | Voorbeelden zoals ISO 14001, FSC (Forest Stewardship Council), EPD (environmental product declaration), Bewuste Bouwers. |
E7 | Communicatieve uitingen | Formele stukken van communicatie met stakeholders en/of derden waaruit een afspraak, uitkomst of actie blijkt. Dit kan zijn in de vorm van een brief, notulen, e-mail, een publicatie of een andere vorm van communicatie. |
E8 | Communicatieafspraken | De strategie waarin staat wanneer het projectteam bij elkaar komt, hoe leden met elkaar communiceren, en dat de protocollen bevat voor verstrekking van informatie tussen de verschillende partijen, zowel informeel als formeel. |
E9 | Resultaten uit modellerings- software | Voorbeelden zijn software voor thermische modellering, levenscyclusbeoordeling, levenscycluskosten, ventilatiemodellering, enzovoorts. |
E10 | Specificaties van het werk | De specificatie voor het project, zoals bijvoorbeeld bestekteksten |
E11 | Gegevens en informatie uit de bouwfase | Bijvoorbeeld inkooporders, meetgegevens, logboeken, bouwplanningen, opleverrapporten, enzovoorts. |
E12 | Structuurschema van het project | Een grafiek die de contractuele relatie verduidelijkt tussen de opdrachtgever en de partijen die de taken uitvoeren binnen een project. |
E13 | Kostenverantwoording | Projectkosten, kostenschattingen en levenscycluskosten. |
E14 | Ontwerptekeningen | Ontwerptekeningen van het project uit de verschillende fasen voor zowel het stedebouwkundige-, bouwkundige- en installatieontwerp. |
E15 | Ontwerpplanning | Een planning met daarin de strategische data van het ontwerpproces. Het is gekoppeld aan het projectplanning, maar is gericht op de strategische keuzes in de opeenvolgende fasen van het ontwerptraject. |
E16 | Ontwerp verantwoordelijk- heidsmatrix | Een matrix waarin is vastgelegd wie er verantwoordelijk is voor het ontwerp van welk aspect van het project en tevens wanneer en op welk niveau en in welke fase het ontwerp is uitgewerkt. |
E17 | Haalbaarheidsonderzoek(en) | Onderzoek naar de haalbaarheid van het PvE of naar bepaalde toepassingen op de betreffende locatie. |
E18 | Schetsontwerp | Het eerste ontwerp waarin de eisen uit het PvE en de uitkomsten van de haalbaarheidsonderzoeken zijn overgenomen. |
E19 | Andere informatie van derden | Bijvoorbeeld plattegronden, dienstregelingen, productspecificaties, wet- en regelgeving, productlabels. |
E20 | Professionele dienstverlenings- overeen-komst | Een overeenkomst inzake professionele advies- en dienstverlening zoals ontwerp-, haalbaarheids-, juridisch of technisch advies. |
E21 | Specialistische rapporten | Rapporten van specialistische onderzoeken (testresultaten) opgesteld door een vakbekwame specialist, aangetoond door middel van CV en bijbehorende werkervaring. |
E22 | Projectuitvoering of kwaliteitsplan | In het projectuitvoeringsplan worden de processen, protocollen en planning beschreven voor de uitvoering van het werk. |
E23 | Projectplan | Een plan waarin staat omschreven op welke wijze de bouw van het project zal plaatsvinden om van het PvE tot ingebruikname te komen. |
E24 | Projectfunctietabel | Een tabel met daarin de functies die nodig zijn tijdens een project, inclusief een beschrijving van de fasen waarbij die functies vereist zijn en van de partijen die de functies uitvoeren. |
E25 | Projectstrategie | De strategieën die zijn ontwikkeld in de ontwerpfase ter ondersteuning van het ontwerp. Voorbeelden zijn: strategieën voor duurzaamheid, akoestiek, overdracht, onderhoud en gebruik, brandbeheer, gebouwregeling, technologie, gezondheid en veiligheid, bouw, vervoersinformatie, duurzaam aanbestedingsplan. |
E26 | Risicoanalyse | De risicoanalyse bevat een inschatting van de verschillende ontwerprisico’s (en andere risico’s) tijdens een project, hoe deze risico’s worden beheerd en welke partij hiervoor verantwoordelijk is. |
E27 | Serviceschema | Een lijst met specifieke services en taken die uitgevoerd worden door een partij die is betrokken bij het project. Deze services en taken worden dan toegevoegd aan de overeenkomst met de betreffende partij. |
E28 | Programma van Eisen (PvE) | Het Programma van Eisen wordt opgesteld na besprekingen met de klant over de projectdoelen en duurzaamheidsambities, de business case van de klant, en in sommige gevallen een verwijzing naar de haalbaarheidsstudies voor de bouwlocatie. |