Robuust bewijsmateriaal bevestigt dat de beoordeling correct is uitgevoerd. Dit betekent dat het Asset voldoet aan de criteria van de nagestreefde BREEAM-credits. De Assessor moet het volgende in overweging nemen bij het verzamelen van projectinformatie en bij het evalueren of het verstrekte bewijsmateriaal zo 'robuust' mogelijk is:
- Is er meer dan één bewijsstuk dat kan worden gebruikt om aan te tonen dat wordt voldaan?
- Is het gekozen bewijs robuust en geschikt om aan te tonen dat aan een bepaald criterium is voldaan?
Elk bewijs dat wordt gebruikt voor een BREEAM-NL In-Use assessment, moet robuust zijn als het gaat om de bron en de herleidbaarheid. Hieronder staat een overzicht van gegevens die een Assesor minimaal moet willen ontvangen, wanneer bepaalde typen bewijsmateriaal worden ingediend:
- Communicatieve uitingen: op ondermeer nieuwsbrieven en posters en in gespreksverslagen, e-mail conversaties of een andere vorm van media die wordt gebruikt als bewijs, moet duidelijk de naam van de asset en/of de locatie, de identiteit en rol van de auteur, de datum en de identiteit van de ontvanger staan.
- Formele correspondentiebrieven: brieven moeten zijn geschreven op papier met een briefhoofd van de organisatie/het bedrijf en zijn ondertekend (ook elektronische ondertekening is acceptabel). Digitale brieven zijn idealiter een beveiligd document.
- Bouwtekeningen/plattegronden/installatietechnische tekeningen: al deze documenten zijn voorzien van de naam van het asset en/of de locatie, titel van de tekening, datum, revisienummer en de schaal.
- Specificatie/gebouwhandleidingen: een specificatie/gebouwhandleiding moet duidelijk gerelateerd zijn aan het project dat wordt beoordeeld, en moet zijn voorzien van een datum en revisienummer. Zijn onderdelen van een specificatie of een gebouwhandleiding beschikbaar gesteld, dan moeten in ieder geval de inhoudsopgave en het voorblad van de specificatie of de handleiding worden bijgevoegd. Daarop moet de naam van het project, het revisienummer en de datum staan. Specificaties moeten altijd gerelateerd zijn aan de daadwerkelijke gebruiksomstandigheden.
- Fotografisch bewijsmateriaal: dit moet zijn voorzien van een datum en een titel/beschrijving hebben die de foto’s duidelijk linkt aan het asset en de gerelateerde credit.
Voor andere typen bewijsmateriaal kun je onderstaande tabel gebruiken als leidraad voor geschiktheid. Het gebruikte bewijsmateriaal moet minimaal basisinformatie bevatten, zoals de projectnaam, de auteur, datum en het revisienummer (indien van toepassing).
Tabel 11: Typen bewijsmateriaal
| Ref | Document of bewijstype | Beschrijving en notitie |
|---|---|---|
| E1 | Rekeningen/facturen | Bewijs in de vorm van rekeningen/facturaties dat ondersteunend is aan de gevraagde vereisten in de criteria. Factureringsgegevens moeten afkomstig zijn van de organisatie die de gefactureerde services aan het item levert. |
| E2 | Meterstanden/GBS-output | Bewijs op basis van meterstanden van het verbruik van onder andere gas, elektriciteit en water. Deze gegevens blijken uit individuele meterstanden of uit verzamelde gegevens van het gebouwbeheersysteem (GBS), geïnstalleerd in het asset. |
| E3 | Building information Model (BIM) data | BIM (Building information model) of BIM-bestanden die zijn gebruikt voor het project, die relevante informatie/bewijs bevatten en leesbaar zijn voor de toetsende partij. |
| E4 | Communicatie met DGBC | Bijvoorbeeld de referentie voor een DGBC-reactie op de technische vraag van een BREEAM-NL In-Use Assessor |
| E5 | Rapport van locatiebezoek Assessor | Rapportage gebaseerd op het door de BREEAM-NL In-Use Assessor zelf uitge- voerde locatiebezoek aan het asset, om vast te stellen dat wordt voldaan aan de BREEAM-NL In-Use criteria. De rapportage dient als afzonderlijk bewijs en kan foto’s bevatten die zijn gemaakt door de Assessor tijdens het locatiebezoek. |
| E6 | Erkende certificaten | Voorbeelden zoals ISO14001, FSC (Forrest Stewardship Council), EPD (Environ- mental Product Declaration) etc. |
| E7 | Communicatieve uitingen | Formele stukken van communicatie met stakeholders en/of derden waaruit een afspraak, uitkomst of actie blijkt. Dit kan zijn in de vorm van een brief, notulen, e-mail correspondentie, een publicatie of een andere vorm van media. |
| E8 | Computergestuurde modelleringsresultaten en conclusies | Voorbeelden zijn thermische modellering, beoordelingen/modellering van over- stromingen, levenscyclusanalyse, levenscycluskostenanalyse, ventilatiemodelle- ring etc. |
| E9 | Contractstukken | Documenten/contracten die aantonen hoe onderhoud/monitoring/testen of andere diensten worden uitgevoerd door een (derde) partij. |
| E10 | Andere informatie van derden | Bijvoorbeeld plattegronden, dienstregelingen, productspecificaties, wet- en regelgeving, productlabels. |
| E11 | Fotografisch bewijs | Foto’s waarmee wordt ondersteund of bevestigd dat installaties en bouwelemen- ten of andere relevante systemen of producten aanwezig of geïnstalleerd zijn bij het asset. |
| E12 | Contract voor professionele diensten | Overeenkomst voor het verlenen van professionele (advies)diensten, zoals als onderhoud, testen of juridisch of technisch advies. |
| E13 | Risicobeoordeling | Risicobeoordelingen omvatten diverse operationele risico’s en andere risico’s voor een project. Hierin is meegenomen hoe elk risico wordt gemanaged en wie verantwoordelijk is voor het managen van elk risico. |
| E14 | Expertrapportages | Professionele rapportages op basis van onderzoek, testen of studies door een expert, waaronder (maar niet beperkt tot):
|
| E15 | Overzicht van te leveren diensten | Een overzicht met specifieke diensten en taken, uit te voeren door een bij het asset betrokken partij, die in het contract met deze partij zijn opgenomen. |
| E16 | Interviews met bewoners of medewerkers | Interviews met bewoners of medewerkers die bevestigen dat gespecificeerde (management) praktijken/reviews in het asset worden uitgevoerd. Bewoners of personeelsinterviews zijn een belangrijk onderdeel van de verificatie dat formele processen/ procedures/documenten beschikbaar worden gesteld aan personeel/ gebouwgebruikers. |