BREEAM-NL In-Use 2016 v1.0

4.4 Robuustheid van bewijsmateriaal

Elk bewijs dat wordt gebruikt voor een BREEAM-NL In-Use assessment, moet robuust zijn als het gaat om de bron en de herleidbaarheid. Hieronder staat een overzicht van gegevens die een assesor minimaal moet willen ontvangen,  wanneer bepaalde typen bewijsmateriaal worden ingediend:

  • Communicatieve uitingen: o.a. op nieuwsbrieven en posters en in gespreksverslagen, e-mail conversaties of een andere vorm van media die wordt gebruikt als bewijs, moet duidelijk de naam van de locatie, de identiteit en rol van de auteur, de datum en de identiteit van de ontvangerstaan.
  • Formele brieven of correspondentie: moeten zijn geschreven op papier met een briefhoofd van de organisatie/ het bedrijf en zijn ondertekend (ook elektronische ondertekening is acceptabel). Idealiter zijn (digitale) brieven een beveiligd document.
  • Notulen: bevatten datum, locatie en een overzicht van de aanwezigen (naam, organisatie en rol), samen met een verslag van de bijeenkomst en de overeengekomen acties.
  • Bouwtekeningen/plattegronden/installatietechnische tekeningen: al deze documenten zijn voorzien van de naam van het asset en/of de locatie, titel van de tekening, datum, revisienummer en de schaal.
  • Specificatie/gebouwhandleidingen: bij een specificatie/gebouwhandleiding moet duidelijk zijn dat deze gerelateerd zijn aan het project dat wordt beoordeeld, en  moeten ze zijn voorzien van een datum en revisienummer. Waar onderdelen van een specificatie beschikbaar zijn gesteld, moeten in ieder geval de inhoudsopgave en het voorblad beschikbaar zijn gesteld. Daarop moeten  de naam van het project, het revisienummer en de datum staan. Specificaties moeten altijd gerelateerd zijn aan de daadwerkelijke gebouwde of gebruikte situatie. 

Voor andere typen bewijsmateriaal kan onderstaande tabel (Tabel 9) als richtlijn worden gebruikt. Het gebruikte bewijsmateriaal moet altijd minimaal basisinformatie bevatten, zoals de projectnaam, de auteur, datum en het revisienummer (voorzover van toepassing).

Tabel 9: Typen bewijsmateriaal.
 

Ref Document/bewijstype Beschrijving/notitie
E1 Rekeningen/facturen Bewijs in de vorm van rekeningen/facturaties die ondersteunend zijn aan de gevraagde vereisten in de criteria. 
E2 Rapport van locatiebezoek assessor  De rapportage is gebaseerd op het door de BREEAM-NL In-Use assessor zelf uitgevoerde locatiebezoek aan het asset, om vast te stellen dat wordt voldaan aan de BREEAM-NL In-Use criteria. De rapportage dient als afzonderlijk bewijs en  kan foto’s bevatten die zijn gemaakt door de assessor tijdens het locatiebezoek.
E3 Meterstanden/GBS-output  Bewijs op basis van meterstanden van het verbruik van onder andere gas, elektriciteit en water. Deze gegeven blijken uit individuele meterstanden of uit verzamelde gegevens van het gebouwbeheersysteem (GBS),  geïnstalleerd in het asset.
E4 BIM gegevens BIM (Building information model) of BIM-bestanden die zijn gebruikt voor het project, die relevante informatie/bewijs bevatten, mits leesbaar voor toetsende partij
E5 Berekeningen Bewijs aan de hand van uitgevoerde berekeningen, die ondersteunen dat vastgestelde doelen/streefcijfers zijn behaald in het asset.
E6 Erkende certificaten  Voorbeelden zoals ISO14001, FSC (Forest Stewardship Council), EPD (Environmental product declaration). 
E7 Communicatieve uitingen Formele stukken van communicatie met stakeholders en/of derden waaruit een afspraak, uitkomst of actie blijkt. Dit kan zijn in de vorm van een brief, notulen, e-mail correspondentie, een publicatie of een andere vorm van media. 
E8 Contractstukken Documenten/contracten die aantonen hoe onderhoud/monitoring/testen of andere diensten worden uitgevoerd door een (derde) partij
E9 Andere informatie van derden Bijvoorbeeld plattegronden, dienstregelingen, productspecificaties, wet- en regelgeving, productlabels. 
E10 Fotografisch bewijs Bewijs aangeleverd door de expert in de vorm van foto’s waarmee wordt ondersteund dat installaties en bouwelementen of andere relevante systemen of producten aanwezig of geïnstalleerd zijn bij het asset. 
E11 Professioneel onderhoudscontract Overeenkomst voor het verlenen van professionele (advies)diensten, zoals als onderhoud, testen of juridisch of technisch advies. 
E12 Risico beoordelingen Risico beoordelingen omvatten diverse operationele risico’s en andere risico’s voor een project. Hierin is meegenomen  hoe elk risico wordt gemanaged en wie verantwoordelijk is voor het managen van elk risico. Deze beoordelingen zijn meestal uitgevoerd door een gekwalificeerd persoon of organisatie met voldoende kennis en ervaring. 
E13 Interviewverslagen met medewerkers waarmee wordt aangetoond dat gespecificeerde managementaspecten zijn doorgevoerd. Ze zijn een belangrijk onderdeel om vast te stellen dat formele processen, proce- dures en documenten beschikbaar zijn gesteld aan medewerkers en gebouwgebruikers.

Professionele rapportages op basis van onderzoek, testen of studies door een expert, waaronder (maar niet beperkt tot):

  • Milieumanagementsysteem
  • Beoordeling overstromingsrisico
  • Akoestisch onderzoek
  • Kwaliteit van de binnenlucht
  • Vervoersanalyse
  • Prestatieborging en onderhoudsrapportages en strategieën
  • Ecologisch onderzoek
  • Legionella beheersplan

Deze studies/onderzoeken/testen zijn meestal uitgevoerd door een gekwalificeerd persoon of organisatie met voldoende kennis en ervaring.

E14 Interviews met medewerkers Interviewverslagen met medewerkers waarmee wordt aangetoond dat gespecificeerde managementaspecten zijn doorgevoerd. Ze zijn een belangrijk onderdeel om vast te stellen dat formele processen, proce- dures en documenten beschikbaar zijn gesteld aan medewerkers en gebouwgebruikers.