Robuust bewijsmateriaal bevestigt dat de beoordeling correct is uitgevoerd. Dit betekent dat het Asset voldoet aan de criteria van de nagestreefde BREEAM-credits. De Assessor moet het volgende in overweging nemen bij het verzamelen van projectinformatie en bij het evalueren of het verstrekte bewijsmateriaal zo 'robuust' mogelijk is:
- Is er meer dan één bewijsstuk dat kan worden gebruikt om aan te tonen dat wordt voldaan?
- Is het gekozen bewijs robuust en geschikt om aan te tonen dat aan een bepaald criterium is voldaan?
Elk bewijs dat wordt gebruikt voor een BREEAM-NL In-Use assessment, moet robuust zijn als het gaat om de bron en de herleidbaarheid. Hieronder staat een overzicht van gegevens die een BREEAM-NL Assessor minimaal moet willen ontvangen, wanneer bepaalde typen bewijsmateriaal worden ingediend:
- Communicatieve uitingen: op onder meer nieuwsbrieven en posters en in gespreksverslagen, e-mail conversaties of een andere vorm van media die wordt gebruikt als bewijs, moet duidelijk de naam van de asset en/of de locatie, de identiteit en rol van de auteur, de datum en de identiteit van de ontvanger staan.
- Formele correspondentiebrieven: brieven moeten zijn geschreven op papier met een briefhoofd van de organisatie/het bedrijf en zijn ondertekend (ook elektronische ondertekening is acceptabel). Digitale brieven zijn idealiter een beveiligd document.
- Bouwtekeningen/plattegronden/installatietechnische tekeningen: al deze documenten zijn voorzien van de naam van het asset en/of de locatie, titel van de tekening, datum, revisienummer en de schaal.
- Specificatie/gebouwhandleidingen: een specificatie/gebouwhandleiding moet duidelijk gerelateerd zijn aan het project dat wordt beoordeeld, en moet zijn voorzien van een datum en revisienummer. Zijn onderdelen van een specificatie of een gebouwhandleiding beschikbaar gesteld, dan moeten in ieder geval de inhoudsopgave en het voorblad van de specificatie of de handleiding worden bijgevoegd. Daarop moet de naam van het project, het revisienummer en de datum staan. Specificaties moeten altijd gerelateerd zijn aan de daadwerkelijke gebruiksomstandigheden.
- Fotografisch bewijsmateriaal: dit moet zijn voorzien van een datum en een titel/beschrijving hebben die het fotografisch bewijsmateriaal duidelijk linkt aan het asset en de gerelateerde credit.