Bewijs bij een gebiedsontwikkeling kent een grote verscheidenheid aan bewijsmateriaal. Daarom wordt binnen deze beoordelingsrichtlijn geen al te specifieke beschrijving van het benodigde bewijsmateriaal gegeven, hoewel bij sommige credits wel specifieke documenten benodigd zullen blijven
Het niveau van bewijsmateriaal is wel belangrijk, omdat dit iets zegt over de aannemelijkheid dat iets daadwerkelijk is of wordt gerealiseerd of geborgd. De volgende verschillende bewijslastniveaus zijn te identificeren, met per niveau een aantal voorbeelden van bewijsmateriaal:
Niveau 1 – Ambitie/belofte: “Wij willen/zullen aan deze eis gaan voldoen”, bijvoorbeeld:
- Een verklaring van één partij
- Een ontwikkelingsvisie/visiedocument met daarbij een bestuurlijk besluit/overeenkomst
- Commitment van betrokkenen middels getekende brief
- Intentieverklaring, getekend door meerdere betrokkenen inclusief gemeente
- Rijksprogramma’s en Green Deals hebben de status van beloftebrief.
Niveau 2 - Definitie/eisen: “Het is een vereiste / wij eisen dat aan deze eis wordt voldaan”, bijvoorbeeld:
- Bestemmingsplan, Programma van eisen, structuurvisie.
- Masterplan, stedenbouwkundig programma met bestuurlijk besluit/overeenkomst
- Begroting
- Ontwikkelcontracten, projectplanning
- Beheersprogramma
- Handboek openbare ruimte
- Anterieure overeenkomst, koopcontract (grond), erfpacht akte
Niveau 3 - Analyse/voorlopig ontwerp: “Zo kunnen wij aan deze eis voldoen”, bijvoorbeeld:
- Analyse: SWOT, Stakeholder
- Stedenbouwkundig plan
- Tekeningen: vastgesteld schetsplan
- Organisatieplan, strategie
- Verklaring van onafhankelijk expert
- Resultaten berekeningen/modelleringen
- Onderzoeken door derden (ecologie, vervuiling, overstromingsrisico’s)
Niveau 4 - Definitief/Voorbereiding: “Zo zullen wij aan deze eis voldoen”, bijvoorbeeld:
- Bouw- en inrichtingsplannen, bestek
- Tekeningen en eisen voor aanbestedingen
- Bouwaanvraag (bouwkundige delen)
- Uitgewerkte plannen (beheer, onderhoud, etc.)
- Huur/koop contracten, Green Leasecontracten
- Formele verklaring huurder/koper/gebruiker (dat ze zich aan criteria committeren)
- Aanstellingsbrieven (bijvoorbeeld aanstelling verantwoordelijke)
- Gebiedsbeheerplan
Niveau 5 - Realisatie: “Zo realiseren wij dat wij aan deze eis voldoen”, bijvoorbeeld:
- Werktekeningen (bouwkundig en/of civieltechnisch)
- Inspectierapport bouwen
- Foto’s sluiten aan bij ontwerptekeningen
- Contracten onderaannemers, start bouw etc.
Niveau 6 – Oplevering en beheer: “Het door ons gerealiseerde project voldoet en blijft voldoen aan deze eis”, bijvoorbeeld:
- Kwaliteitsborging
- Inspectierapport alle voorzieningen
- Verklaring van onafhankelijk expert
- Informatie van derden (tijdtabellen OV, details van de producent, google maps)
- Meetgegevens (actueel)
- Beheerorganisatie notulen
- Onderhoudsplan (actueel)
- Monitoring
Voorbeelden van eisen zijn bijvoorbeeld energieneutraliteit, sociale cohesie, hergebruik etc.
De niveaus 1 tot en met 6 betreffen het uitwerkingsniveau. De voorbeelden per niveau zijn indicatief, per situatie zou een voorbeeld ook onder een ander niveau kunnen vallen.
Naast het uitwerkingsniveau is daarnaast de ‘status’ van belang, of een document bijvoorbeeld wel of niet is vastgesteld en door welke partij. De status moet voldoende zekerheid bieden dat het genoemde daadwerkelijk opgevolgd of gerealiseerd gaat worden.
Het benodigde bewijsmateriaal in de credits is primair op niveau 3 en 4 geschreven: de ontwerpfasen. In enkele gevallen komt ook niveau 2 voor, de definitiefase. Bewijsmateriaal van niveau 1, respectievelijk ambitie en belofte, dient hooguit als aanvullende onderbouwing, maar is onvoldoende om aan de eisen te voldoen. Aantonen dat men voldoet met bewijs uit een hoger (zwaarder) niveau mag altijd. Uiteraard dient men met het zwaardere bewijs nog steeds te voldoen aan alle vereisten. Het kan zijn dat het project wel ambitie heeft op een bepaalde credit, maar dat men dit nog niet kan aantonen met bewijsmateriaal, omdat de niveau 4 tekeningen er bijvoorbeeld nog niet zijn voor die credit. Dan kunnen die punten (nog) niet worden toegekend. Het is dan raadzaam het (her)ontwikkelproces opnieuw te certificeren in een later fase.
Toelichting bewijsmateriaal verwijzingen
Onder creditbeschrijvingen wordt onder het benodigd bewijsmateriaal verwezen naar de criteria-eisen met cijfers. Het bewijsmateriaal verwijst naar één of meerdere eisen, dat kunnen zijn:
- Losse eisen: 1.1, 3.1 Verwijst naar 1.1 en 3.1
- Logische reeks: 1.1 - 3.1 Verwijst naar 1.1, 2.1 en 3.1
- Volledige reeks: 1.1 t/m 3.1 Verwijst naar 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, 2.3 etc.… en 3.1
Het bewijsmateriaal zelf is aangeduid met een letter. Binnen het assessmentproces is het aan te raden deze letters over te nemen in de bestandsnamen van het bewijsmateriaal om onnodig zoekwerk te voorkomen.
Verplichte bewijsmateriaal projectgegevens
Bepaalde bewijsstukken zijn verplicht om een assessment te kunnen uitvoeren. Deze stukken horen bij de projectgegevens en bepalen de scope van het assessment. Ook geven ze het benodigde inzicht in de situatie, om zo tot een correcte beoordeling te kunnen komen op creditniveau. Het betreft (voor zover relevant):
- Afbakening van het gebied, de gebiedsgrens getekend op een overzichtskaart.
- Overzicht bestaande en nieuwe werken: behoud, sloop, renovatie en nieuwbouw.
- Omschrijf ontwikkelingen en de fasen in de tijd.
- Onderbouwd moment dat als start van ontwikkeling wordt aangehouden in relatie tot het assessment.
- Overzicht van plandocumenten en/of besluitvorming in de tijd.
- Benoemd: 1. Gebiedsorganisatie 2. Key stakeholder(s) 3. (Overige) Stakeholders.
Het assessment gaat over het in deze stukken omschreven gebied. Al het bewijsmateriaal en onderbouwingen dienen van toepassing te zijn op die demarcatie. Het is niet mogelijk om een andere afbakening aan te houden voor een specifieke credit, tenzij dit in de credit wordt vereist (denk aan: systeemgrens). Ook als er werkzaamheden gefaseerd plaatsvinden, moet het helder zijn welk deel onderwerp van assessment is en op welk moment.