B&O-handleiding
De aanwezigheid van een B&O (Beheer & Onderhoud)-handleiding voldoet niet aan de eisen voor deze credit. De B&O-handleiding verschaft gedetailleerde informatie voor de technisch beheerder en onderhoudsmedewerkers/-bedrijven. De gebruikershandleiding kan opgenomen zijn in de B&O-handleiding maar moet te allen tijde separaat uitneembaar zijn.
Gebouw met meerdere huurders
Indien het gebouw zal worden onderverdeeld in apart verhuurbare eenheden zal er één centrale gebruikershandleiding beschikbaar moeten worden gesteld voor alle gemeenschappelijke ruimten en gedeelde verantwoordelijkheden. Daarnaast zal er voor elke aparte onderhuurder een aparte handleiding beschikbaar moeten zijn, aangepast aan de status/verantwoordelijkheid van de betreffende huurder en zijn gehuurde eenheid.
Inhoud gebruikershandleiding
De onderstaande opsomming geeft de opbouw en het soort informatie weer die in ieder geval opgenomen moeten worden in de handleiding. Te onderscheiden delen zijn:
- Voor de gebruikers: waar zijn de installaties te vinden, hoe werkt de bediening van de installaties en wie moet er benaderd worden als er storingen of klachten zijn? (beschreven vanuit de gebruiker)
- Voor de gebouwbeheerder: aanvullende bedieningsinformatie over apparatuur en installaties (beschreven vanuit de gebouwbeheerder).
1. Informatie over gebouwinstallaties
Te verstrekken informatie:
- Gebruikers: algemene informatie over de verwarming, ventilatie, koeling, verlichtingsinstallaties:
- Welke installaties zijn aanwezig in het gebouw, hoe werkt de bediening en waar zijn de knoppen te vinden? (alleen voor de gebruikers)
- Tips over het niet afdekken van radiatoren, gebruik van blinds e.d., met achterliggende ‘strategieën’ met betrekking tot tocht, temperatuurinstellingen (in geval van LT-verwarming, ramen openen bij koeling enz..).
- Speciaal voor hallen: melden van tocht/kapotte deuren enz.; omgaan met verlichting, koeling, verwarming.
- Gebouwbeheerder: als hierboven, plus een niet-technische opsomming van het beheer en onderhoud van de gebouwinstallaties, met inbegrip van het gebouwbeheersysteem (voor zover aanwezig) en een overzicht van de bedieningsinstrumenten.
2. Optreden bij calamiteiten
Te verstrekken informatie:
- Gebruikers: een vluchtplan, eventueel als onderdeel van een BHV-plan, met daarin informatie over de locatie van nooduitgangen, verzamelplekken, alarm- en brandbestrijdingsinstallaties.
- Gebouwbeheerder: als hierboven, plus gedetailleerde informatie over de aard en de locatie van nood- en brandbestrijdingsinstallaties, de dichtstbijzijnde nooduitgangen en de locatie van EHBO-apparatuur.
- Aanvullend voor woningen: algemene alarmnummers politie, brandweer, ambulance enz.
3. Beleid ten aanzien van energiebeheersing en milieuzorg
Dit onderdeel van de handleiding moet de gebruikers en gebouwbeheerder informatie verstrekken over energiezuinige voorzieningen en daaraan gerelateerd het energiebeheer van het gebouw. In de handleiding moeten ook de beweegredenen voor deze voorzieningen zijn vermeld, zoals economische of ecologische motieven. De handleiding verstrekt informatie over:
- Gebruikers: de bediening van innovatieve voorzieningen zoals automatische zonwering of automatische verlichting. De handleiding bevat ook richtlijnen over het openen van buitenramen, het gebruik van de zonwering en de bediening van verlichting en verwarming.
- Gebouwbeheerder: als hierboven, plus informatie over kierdichtheid, effect van bezonning op het gebouw, energiedoelstellingen voor het gebouw (met referenties van vergelijkbare gebouwen), informatie over de toegepaste bemetering en subbemetering en hoe deze bemetering kan worden gebruikt voor het bewaken, registeren en presenteren van het water- en energiegebruik aan belanghebbenden.
4. Waterverbruik
Te verstrekken informatie:
- Gebruikers: details over waterbesparende voorzieningen, het gebruik en de voordelen ervan.
- Gebouwbeheerder: als hierboven, plus informatie van de belangrijkste installatiecomponenten, bedieningsinstrumenten en het gebruik ervan. De noodzaak om te voldoen aan de wettelijke verplichting tot implementatie van een legionellabeheersstrategie.
5. Transportfaciliteiten
Te verstrekken informatie:
- Gebruikers: details over parkeervoorzieningen, fietsenstallingen, informatie over openbaar vervoer, ov-plattegronden en ov-dienstroosters, informatie over alternatieve transportopties naar het werk zoals carpoolschema’s en ‘groene’ transportvoorzieningen.
- Gebouwbeheerder: als hierboven, plus informatie over toegangsbeheer, aantallen parkeer- en stallingplaatsen, onderhoud en geëigend gebruik van de parkeervoorzieningen en fietsenstallingen.
6. Afval- en milieubeleid
Te verstrekken informatie:
- Gebruikers: informatie over de locaties voor opslag van afval, recyclebare materialen, en hoe deze gescheiden moet worden.
- Gebouwbeheerder: als hierboven, plus achtergrondinformatie over recycling en hergebruik van recyclebare materialen (waaronder bijvoorbeeld bouwmaterialen, afbouw- en inrichtingsmaterialen, meubilair en kantoorartikelen), de opslag en het transport van afvalmaterialen, voorbeelden van afvalbeheer en eventuele schoonmaak- en onderhoudsmaatregelen voor bijzondere materialen en afwerkingen.
7. Overwegingen bij herinrichting van ruimten
Te verstrekken informatie:
- Gebruikers: een uitleg over de invloed van een gewijzigde opstelling van meubilair in een ruimte, zoals de invloed op de werking van in- of uitlaatroosters, de effectiviteit van de zonwering en de invloed van een hogere bezettingsgraad op het binnenklimaat.
- Gebouwbeheerder: als hierboven, plus milieukundige aspecten die gepaard gaan met een herinrichting. Hierbij moet aandacht besteed worden aan voor BREEAM-NL relevante duurzaamheidsaspecten, zoals energiegebruik, (her)gebruik van duurzame materialen en de invloed van een hogere bezettingsgraad op het binnenklimaat en op het welzijn van de gebruikers. De handleiding moet aangeven welke voorzieningen het oorspronkelijke gebouw bevat om toekomstige wijzigingen te kunnen faciliteren.
8. Meldingsprocedures
Te verstrekken informatie:
- Gebruikers: contactgegevens van de gebouwbeheerder, het onderhoudsteam en/of de helpdesk van het facility management, plus relevante gegevens van eventuele medegebruikers van het gebouw.
- Gebouwbeheerder: als hierboven, plus contactgegevens van installateurs/leveranciers van apparatuur of installaties, aangevuld met informatie over hun verantwoordelijkheden voor het rapporteren over de werking en over eventuele storingen aan hun apparatuur c.q. installaties.
9. Training
Geef aan welke trainingen zijn gepland voor het gebruik van bijzondere voorzieningen en gebouwinstallaties. Te verstrekken informatie zoals:
- Gebruikers: training/voorlichtingsavond in het gebruik van aanwezige bijzondere innovatieve of energiebesparende voorzieningen.
Aanvullend voor woningen: mogelijkheid voor herhaling van instructie/voorlichting bieden voor nieuwe bewoners. Daarnaast gericht op het dagelijks gebruik van de woning, dus niet alleen innovatieve installaties.
- Gebouwbeheerder: training in het gebruik van aanwezige bijzondere innovatieve of energiebesparende voorzieningen, aangevuld met informatie over (wettelijk verplichte) BHV-procedures en informatie over het (laten) inregelen van gebouwinstallaties.
10. Verwijzingen en referenties
Neem voor gebruikers en gebouwbeheerder relevante verwijzingen op naar websites, publicaties en organisaties.
11. Algemeen
Voor onderdelen waarvoor de gebouwbeheerder heeft aangegeven behoefte te hebben aan meer gedetailleerde informatie, dienen verwijzingen te zijn opgenomen naar relevante paragrafen in de beheer- en onderhoudshandleiding.
BREEAM-NL eist een ‘gebruikershandleiding’ die de benodigde informatie bevat voor het dagelijkse gebruik van het gebouw door de gebruiker en die zodanig is opgesteld dat de gebruiker deze gemakkelijk kan begrijpen.
Het is zeer waarschijnlijk dat het gemis van een goede handleiding resulteert in onoordeelkundig gebruik van het gebouw en de installaties, met als gevolg ontevreden gebruikers en onnodige verspilling van water, energie en materialen. Zo kan bijvoorbeeld een verkeerd gekozen ruimte-indeling leiden tot een niet optimaal functionerend ventilatiesysteem of tot een ruimtelijk onlogisch geschakelde verlichtingsinstallatie.
Het doel van deze credit is te borgen dat het oorspronkelijke gebouw- en installatieontwerp wordt begrepen en dat dit ontwerp wordt gerespecteerd bij het aanbrengen van wijzigingen tijdens de gebruiksfase van het gebouw. Het is belangrijk dat men weet welke aanpassingen eventueel aan het oorspronkelijke ontwerp moeten worden doorgevoerd om geen afbreuk te doen aan de oorspronkelijke kwaliteit. De gevolgen van deze wijzigingen qua tijd en geld moeten onder de aandacht van het verantwoordelijke management zijn gebracht, alvorens er een beslissing over het al dan niet doorvoeren van de wijzigingen wordt genomen.
11. Ecologisch beheerplan
Indien de credit LE 4 is behaald dient het ecologisch beheerplan onderdeel van de handleiding te vormen.
12. Onderhoud van woning (extra hoofdstuk specifiek voor woningen)
Aandacht voor bijvoorbeeld toegepaste verfsystemen, vervuiling riool, vervangingsfrequentie, onderhoudsfrequentie installaties.
Daarnaast informatie over lage VOC-emissie materialen, informatie over toepassing gecertificeerd hout enz. voor doe-het-zelfverbouwingen.
Praktische tips voor goed en gedegen onderhoud van de woning.
13. Informeren duurzame inrichting en gebruik (extra hoofdstuk specifiek voor woningen)
Informeren van toekomstige gebruikers over mogelijkheden voor duurzaam gebruik van de woning en bediening van apparatuur. Denk hierbij aan labelling witgoed, energiezuinige verlichting, tv uit en niet op standby en het gebruik van een droogruimte in plaats van een wasdroger enz.