BREEAM-NL In-Use Utiliteitsbouw v6.1.1

MAN 02 Betrokkenheid en feedback

Het faciliteren van gestructureerde communicatie tussen het facilitair management en gebouwgebruikers zodat het gebouw optimaal beheerd en gebruikt kan worden.

Deel Beheer
Maximaal punten 9
Exemplary Performance -
Verplicht vanaf Excellent
Vraag 1: Welke processen zijn aanwezig om een goede communicatie tussen het facilitair management, gebouwgebruikers en de directe omgeving van de asset te waarborgen?
Punten Antwoordopties Antwoord

Selecteer alle antwoordopties die van toepassing zijn
0 A. Er zijn geen processen aanwezig.
1 B. Er is formele communicatie tussen het facilitair management en de gebouwgebruikers.
2 C. Er zijn reguliere bijeenkomsten met het facilitair management en de gebouwgebruikers.
1 D. Gebouwgebruikers zijn voorzien van informatie gerelateerd aan het milieubeleid en de prestatie van de asset.
1 E. Er is een proactieve betrokkenheid met stakeholders uit de directe omgeving van de asset én er zijn procedures aanwezig die klachten over de asset en het gebruik van de asset (bijv. geluid, geur en licht) in behandeling nemen.
Vraag 2: Is er een tevredenheidsonderzoek uitgevoerd onder de gebouwgebruikers?
Punten Antwoordopties Antwoord

Selecteer één antwoordoptie (verplicht: vanaf een Excellent kwalificatie minimaal 2 punten voor antwoordoptie G of H)
0 F. Nee.
2 G. Er is een tevredenheidsonderzoek onder gebouwgebruikers uitgevoerd door het facilitair management.
4 H. Er is een tevredenheidsonderzoek onder gebouwgebruikers uitgevoerd door een onafhankelijke partij.

#

Criteria

Toepasbaar

op antwoord

CRITERIA VOOR VRAAG 1

1

Er is periodiek formele communicatie en er worden vergaderingen gehouden. Ook wanneer nieuwe procedures worden aangenomen, of systemen/bedieningselementen worden geïnstalleerd.

B en C

2

Informatie kan betrekking hebben op:

  • Gezondheid, veiligheid en milieubeleid.
  • Procedures voor het gebruik van het gebouw.
  • Openbaar vervoer.
  • ‘Best practices’ op het gebied van milieu.
  • Toegankelijkheid en gelijkheid.

D

3

Voorbeelden van proactieve betrokkenheid met stakeholders uit de directe omgeving:

  • Online feedback mogelijkheden.
  • Enquêtes afnemen op en rondom het perceel met stakeholders uit de directe omgeving van de asset.
  • Evenementen of bijeenkomsten voor maatschappelijke betrokkenheid.
  • Bijdrage/samenwerking/deelname aan buurtgroepen/activiteiten (bijvoorbeeld lokale duurzame initiatieven).

E

4

De klachtenprocedure moet beschrijven hoe klachten snel en onpartijdig worden behandeld.

E

CRITERIA VOOR VRAAG 2

5

Het gebruikerstevredenheidsonderzoek en bijbehorende feedback moet ten minste één keer in de drie jaar worden uitgevoerd en resultaten moeten worden opgehaald. En aanvullend wanneer er grote veranderingen zijn doorgevoerd in het facilitair management, gebouwvoorzieningen, etc.

F en G

6

Het gebruikerstevredenheidsonderzoek moet ten minste het volgende omvatten:

  1. Omstandigheden binnenmilieu.
  2. Regelbaarheid binnenmilieu.
  3. Interne inrichting en onderdelen die onder de verantwoordelijkheid van de gebouweigenaar/gebouwgebruikers vallen.
  4. Gemeenschappelijke faciliteiten in het gebouw.

F en G

7

Aan de hand van de uitkomsten van het gebruikerstevredenheidsonderzoek zijn doelen opgesteld die alle onderwerpen omvatten die door deelnemers van het onderzoek zijn aangekaart. Daarnaast moeten de opgestelde doelen en resultaten uit het onderzoek met de gebouwgebruikers worden gedeeld. De voortgang van de gestelde doelen moeten jaarlijks worden herzien en binnen 3 jaar zijn behaald/uitgevoerd.

F en G

8

Is de eigenaar ook de huurder en beheerder van het gebouw, dan kan het gebruikerstevredenheidsonderzoek worden uitgevoerd door de organisatie zelf.

F

Geen.

Geen.

Geen.

Criteria

Vereisten bewijsvoering

-

De hieronder genoemde bewijsvoering is niet uitputtend. Ga naar hoofdstuk 4 'Bewijslast’ voor bewijsmateriaal dat ook kan worden toegepast om aan te tonen dat aan de criteria wordt voldaan.

3

Gegevens die sociale cohesie of proactieve betrokkenheid met de directe omgeving van de asset aantonen.

4

Kopie of beschrijving van de relevante klachtenprocedure.

5, 6 en 7

Een kopie van het gebruikerstevredenheidsonderzoek, gestelde doelen en resultaten.

5, 6 en 7

Gegevens over hoe er met de gebouwgebruikers is gecommuniceerd over de gestelde doelstellingen en ontwikkelingen in procedures.

 

Formele communicatie:

Formele communicatie heeft betrekking op de communicatie volgens vooraf gedefinieerde kanalen, met als doel het uitwisselen van informatie tussen verschillende partijen (facilitair management en gebouwgebruikers) binnen de asset.

Voorbeelden van formele communicatie zijn:

  • Standaard feedbackformulieren (online of offline);
  • Toegewezen e-mailadres (helpdesk, receptie, servicedesk);
  • Online feedbackformulieren;
  • Standaardformulieren op locaties toegankelijk voor al het personeel.

Geen.

Geen.

Home